LOPD: aplicación práctica en entornos Windows. (II) Recogida de datos, titulares de los ficheros, deberes y derechos

29 04 2008

En este segundo artículo continuamos con la definición de los conceptos que conviene aclarar para aproximarse al sentido de la LOPD.

Titulares de los ficheros

  1. Responsable del fichero o tratamiento: cada fichero tendrá asignado un “responsable” , es decir, una persona física o jurídica que decide sobre la finalidad, contenido y uso del fichero.
  2. Encargado del fichero o tratamiento: persona física o jurídica que trata datos personales por cuenta del Responsable.

Recogida de los datos

Una de las primeras cosas que hay que saber es que para poder guardar o procesar datos personales, es necesario cumplir una serie de normas fundamentales. Si el modo de recabar los datos es ilegítimo, cualquier otra medida en la aplicación de la LOPD no tendrá valor alguno.

No se pueden recoger datos personales por capricho, tienen que tener unas determinadas justificaciones y una naturaleza adecuada al fin que se persigue al recabarlos.

El “afectado” o “interesado” es la persona sobre la que se almacenan datos de carácter personal.

Los afectados han de ser informados de forma explicita y precisa de que sus datos van a ser incluídos en un fichero, la finalidad del mismo y el destinatario de esta información.

Es obligatorio también informar a los afectados de su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como del Responsable del Tratamiento.

Datos provenientes de fuentes públicas

Esto genera bastante confusión. Cuando se recaban datos provenientes de fuentes accesibles al público, no será necesario el consentimiento de los afectados, pero cuidado, a efectos de la LOPD se consideran fuentes públicas las siguientes:

  • Censo electoral
  • Listínes telefónicos
  • Listas de personas que pertenezcan a grupos profesionales
  • Diarios oficiales
  • Boletines oficiales
  • Medios de comunicación

Derechos de los afectados

Los afectados, en relación al fichero o ficheros donde están incluidos los datos, tienen derecho a lo siguiente:

  • Acceso: obtener información gratuita sobre sus datos incluídos en el fichero, origen de los mismos, comunicaciones que se hayan hecho o se vayan a hacer.
  • Rectificación: el afectado puede instar al Responsable del fichero o del tratamiento a cumplir con su obligación de mantener la exactitud y adecuación de los datos, teniendo el Responsable que rectificarlos en su caso.
  • Cancelación: el afectado tiene el derecho a que sus datos personales sean cancelados del fichero.
  • Oposición: para los casos en los que no sea necesario consentimiento expreso del afectado para el tratamiento de sus datos, éste podrá oponerse a su tratamiento siempre y cuando existan causas justificadas.

Derechos del Responsable del fichero

  • Cesión de los datos. Se entiende como tal la revelación de los datos a una persona distinta al afectado. Para poder ceder datos a un tercero, es necesario que el fín esté directamente relacionado con el interesado y con Responsable del fichero, y haya sido previamente autorizado por el propio interesado.
  • Tratamiento por cuenta de terceros: esto es, que haya una tercera persona distinta del responsable del fichero, que actúe como Encargado del fichero realizando tratamiento de los datos, por ejemplo el caso de una Asesoría. La realización de estos tratamientos de datos por cuenta de terceros tendrá que estar regulada por un contrato entre ambas partes. Una vez conseguida la finalidad del tratamiento, los datos han de ser destruídos o devueltos al Responsable del Fichero.

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